PRODUKTE & ServiceS // RMS

RMS Recall Management System

Bestens gewappnet bei Rückruf-

Aktionen

100 % Sicherheit vor Rückrufaktionen gibt es nicht. Kommt es dazu, laufen in kürzester Zeit tausende Anfragen auf. Service, Logistik und Kommunikation gehen in die Knie. Mit RMS sind Sie gewappnet. Rückrufe werden strukturiert und zentral gesteuert, unter Einbindung von Herstellern, Logistikpartnern, Werkstätten, Callcentern und Endkunden. Das reduziert Kosten und steigert nachweislich die Konsumenten-Loyalität.

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Laptop zeigt Präsentation "Freiwillige Rückrufaktion" mit zwei Philips Respironics DreamStation 2 Geräten und Online-Formular.

Der Markenname "BRAUN" in schwarzen Großbuchstaben auf weißem Hintergrund.

Schwarzer Panasonic-Schriftzug auf weißem Hintergrund.

Rückrufaktion? Ohne zentrale Steuerung droht Chaos

Hohe Fehleranfälligkeit

Wo Produktrückrufe über Excel, E-Mail und Hotlines organisiert werden, entstehen Fehler, Verzögerungen und enorme interne Aufwände. Andere Abläufe geraten ins Stocken und Kunden verlieren die Geduld.

Immenser Zeitdruck

Teams sind überfordert, die Compliance zu EU-Richtlinien und Gesetzen ist in Gefahr. RMS kann innerhalb weniger Tage live gehen und einen Maßnahmenplan inkl. Timing erstellen.

Mangelnde Transparenz

Welche Seriennummern sind betroffen, wer hat schon reagiert, wo hakt es? Wenn solche Fragen nach Bauchgefühl beantwortet werden, steigen Fehlerquote und Eskalationsdruck.

Explosiver Nachfrageanstieg

Rückrufe lösen einen sprunghaften Nachfrageanstieg aus – bis zu 80 % des Volumens kommen in den ersten 48 Stunden. Hotline, Versand und Lagerlogistik kollabieren.

Inadäquate Kunden-Kommunikation

Werden Kunden zu spät, zu kompliziert oder uneinheitlich angesprochen, etwa per PDF-Anschreiben oder Hotline, kommt es zu Rückfragen, Unsicherheit und schlechten Bewertungen.

Alles im Griff: Recalls sind auch nur Prozesse

Ob hunderte oder Millionen Geräte: RMS organisiert Rückruf- und Austauschprozesse effizient, transparent und rechtssicher. Hersteller, Logistikpartner, Werkstätten, Callcenter und Endkunden sind zentral vernetzt – für nahtlose Abläufe und minimierten Koordinationsaufwand.

Drei Personen arbeiten an Laptops an einem Tisch in einem modernen, rustikalen Büro mit Holzbalken.

Automatisierung statt Excel-Chaos

RMS ersetzt manuelle Prozesse durch ein zentrales System – von der Seriennummernprüfung über die Kundenkommunikation bis zur Rücklieferung. Das spart Zeit, senkt Fehlerquoten und sichert Qualität – auch bei hohem Volumen.

Echtzeit-Transparenz fürs ganze Team

Welche ausgelieferten Geräte sind betroffen, wie viele wurden schon zurückgesendet, wo gibt es Probleme, wo Verzögerungen? RMS liefert Ihnen und Ihren Teams vollen Überblick mit KPIs, Rücklaufquoten und individuellen Dashboards in Echtzeit.

Best Practice aus 25+ Jahren Servicemanagement

Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir für Ihre Organisation maßgeschneiderte Prozesse, die im Ernstfall sofort greifen. Die Kombination aus RMS und vorausschauender Prozessberatung macht einen Rückruf zum einfach handlebaren, strukturierten Prozess.

Produktrückrufe einfach in den Griff bekommen?

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Bestandteile für individuelle RMS Lösungen

Prozess-Steuerung

Komplette Recall‒Prozess‒Steuerung von Registrierung bis Prozessabschluss, voll‒ oder teilautomatisiert. So können Vorgänge auch individuell bearbeitet werden. Ein zentraler Control Tower überwacht die gesamte Steuerung

Case Tracking

Herzstück von RMS ist das Case Tracking. Bei jeder Einzelretoure haben die Beteiligten Transparenz über Status und nächste Schritte – inklusive Logistik‒, Reparatur‒ und Werkstattprozessen.

Endkunden-Registrierung

Die Endkundenprüfung bieten wir als Modul an. Dieses unterzieht Endkunden verschiedenen Eingabeprüfungen, um fehlerhafte Recall‒Erfassungen zu vermeiden. Das Modul lässt sich in Ihrem CD gestalten.

Call Center Modul

Zur Eingabe und Bearbeitung von Kundenaufträgen kann Ihr Team das Call Center Modul einsetzen. Dieses stellt Ihrem Team bei der Recall‒Erfassung zusätzliche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung.

Eskalationsmanagement

Probleme identifizieren, bevor sie aufkommen: Das Eskalationsmanagement überwacht Recall‒Vorgänge und informiert Ihre Partner bei Bedarf über mögliche Schwierigkeiten bei der Abwicklung.

Adressvalidierung

Damit Waren am richtigen Punkt abgeholt und zugestellt werden, prüft das System die Richtigkeit und Plausibilität von Anschriften. So können Logistikpartner schnell und fehlerfrei arbeiten.

Plausibilitätsprüfung

Beim Anlegen eines Vorgangs wird automatisch geprüft, ob die Seriennummer schon registriert ist. Das verhindert doppelte Erfassungen. Weitere Prüfungen zur Vermeidung von Betrugsversuchen lassen sich integrieren.

Stammdatenverwaltung

Alle im System hinterlegten Stammdaten lassen sich einfach verwalten, updaten und pflegen, ob automatisierter Upload kompletter Datenbestände oder manuelle Pflege einzelner Datensätze.

Dokumentenerstellung

Das System unterstützt das automatisierte Erstellen aller benötigten Versandpapiere, vom Lieferschein bis zum Adressaufkleber – für schnellste Bearbeitung und eindeutige Identifizierung der Ware.

Kundenkommunikation

Die Kundenkommunikation erfolgt in der Regel per E‒Mail. Nach der Validierung der Kunden‒E‒Mail erhält der Kunde regelmäßige Statusupdates über den Prozessablauf.

Auswertung

Auf Basis der umfangreich erfassten Historiendaten können Reports erstellt oder die erfassten Rohdaten zur selbstständigen Auswertung genutzt werden.

Eine kleine Auswahl der RMS Highlights

Cloudbasiert & flexibel skalierbar

Ob 500 oder 5 Mio. Fälle – RMS passt sich an Ihr Rückrufvolumen an und arbeitet autark. Alle anderen Serviceabläufe laufen ungestört weiter.

Maximale Kontrolle & Transparenz

Alle Schritte im Recall-Prozess sind zentral sichtbar und steuerbar – zugriffsgeregelt für Sie und Ihre Partner.

Flexible Prozessgestaltung

Passen Sie Ihre Produkt-Rückruf-Prozesse jederzeit an Marktveränderungen oder Verfügbarkeiten an.

Frühzeitige Störungserkennung

Potenzielle Engpässe erkennt das System automatisch – schon bevor sie zum Problem werden.

Optimales Serviceerlebnis – in jeder Sprache

RMS organisiert Recalls strukturiert, mehrsprachig und stressfrei – für Sie, Ihr Team und Ihre Kunden.

Höchste Transaktionssicherheit

Auch bei Rückrufwellen mit Millionen von Fällen laufen alle Prozesse geordnet und zuverlässig ab.

Validierung von Anfang an

Automatisches Prüfen von Produkten, Adressen und Seriennummern verhindert Fehler und doppelte Erfassungen.

Individuelle CD-Anpassung

Erfassungsmasken, E-Mails und Bediener-Oberflächen lassen sich im Design Ihres Unternehmens gestalten.

Schnellere Durchlaufzeiten

Automatisierung beschleunigt die Prozesse und trägt so zur Erhaltung der Kundenzufriedenheit bei.

RMS arbeitet nahtlos mit Ihren vorhandenen Systemen zusammen

RMS fügt sich problemlos in bestehende Systemlandschaften ein. Es arbeitet dabei bidirektional über definierte Schnittstellen und APIs. Das ermöglicht etwa den automatisierten Austausch von Seriennummern, Statusinformationen, Adressen, Trackingdaten und vielen weiteren.

Systemintegrationen & Anbindungsmöglichkeiten erstklassiger Service wartet auf dich.

ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics)

CRM-Systeme

Logistik- & Fulfillment-Dienstleister

Werkstatt- und Serviceplattformen

Callcenter-Software

Behörden- und Datenvalidierungsdienste (z. B. Adressprüfung)

Typische Anwendungsbeispiele

Automatischer Import/Export von Kundendaten und Seriennummern

Live-Übermittlung von Statusmeldungen an CRMs und ERPs

Einbindung externer Systeme etwa für Adressvalidierung oder Logistik

Länderspezifische Anforderungen werden berücksichtigt

Ein System kann in mehreren Amtssprachen operieren und länder- oder kundengruppen-spezifische Lösungen anbieten

Automatische Erstellung von Versandetiketten aus ERP-Daten

Rückmeldung von Abholstatus und Rückläufen in Echtzeit

Schwarze Wolkenform mit dem Wort "salesforce" in grüner Schrift.

In 6 Schritten zu einfachen, strukturierten Recall-Prozessen

Ihre Recall-Lösung passen wir in einem vielerprobten Implementierungs-Prozess an Ihre individuellen Voraussetzungen an.

01

Prozess definieren

In einem gemeinsamen Workshop klären wir, was, wann, wie und wo passieren soll, welche Ausnahmen es gibt und mit welchen Partnern (Logistikanbietern, Werkstätten usw.) sie arbeiten.

02

System einrichten

Nachdem alle relevanten Prozesse geklärt sind, richten wir das System und alle notwendigen Zusatzfunktionen passend zum definierten Bedarf ein.

03

Prozesse implementieren

Nun werden alle im ersten Schritt definierten Recall-Prozesse im System abgebildet und implementiert. Dazu gehört auch der Import umfangreicher Stammdaten.

04

Design umsetzen

Auf Wunsch kann das komplette Erscheinungsbild des Front- und Backends auf Ihrem Design aufbauen. So ist ein einheitliches Markenerlebnis an allen Touchpoints sichergestellt.

05

Schnittstellen einrichten

Jetzt werden alle benötigten Partner, etwa Logistiker, Großhändler und Reparaturdienstleister – über eine Vielzahl intelligenter Schnittstellen an das RMS angebunden.

06

Lösung nutzen

Nach einer intensiven Testphase wird das System live geschaltet und steht nun Ihrem Team, Ihren Werkstätten, Logistikern und Endverbrauchern zur Verfügung.

INFOTIP SERVICE GMBH

InfoTip schafft Lösungen, die passen

Wir haben uns in 25 Jahren zu einem Weltmarktführer bei der Digitalisierung von Serviceprozessen entwickelt. Unsere Kunden reichen vom Kleinunternehmen bis zum Global Player – etwa Bosch, Samsung und Sony nutzen unsere Lösungen. Unser Recall-System RMS macht die Abläufe von Produktrückrufen hocheffizient und einfacher für alle Beteiligten. Als zertifizierter Salesforce Consulting Partner realisieren wir zudem Salesforce Projekte in Sales und Service. Eine InfoTip Lösung passt sich individuell an Ihre Gegebenheiten und Ziele an – budgetgerecht, erweiterungsfähig und zukunftssicher skalierbar. Ganz gleich, ob Sie 10 oder hunderttausende Servicefälle im Monat bearbeiten.

Mehr über InfoTip erfahren

Sie wollen Produktrückrufen den Schrecken nehmen?

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, lautet die Antwort vermutlich Ja. Lassen Sie uns bei einem kostenlosen, unverbindlichen Beratungstermin über Ihre Wünsche und Möglichkeiten sprechen. Wir freuen uns drauf.

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Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Vertriebs- und Serviceprozesse zu digitalisieren und somit wirtschaftlicher, transparenter und kundenfreundlicher zu gestalten.

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Explosiver Nachfrageanstieg

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Bestandteile für individuelle RMS Lösungen

Prozess-Steuerung

Case Tracking

Endkunden-Registrierung

Call Center Modul

Eskalationsmanagement

Adressvalidierung

Plausibilitätsprüfung

Stammdatenverwaltung

Dokumentenerstellung

Kundenkommunikation

Auswertung

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Systemintegrationen & Anbindungsmöglichkeiten erstklassiger Service wartet auf dich.

Typische Anwendungsbeispiele

In 6 Schritten zu einfachen, strukturierten Recall-Prozessen

01

Prozess definieren

02

System einrichten

03

Prozesse implementieren

04

Design umsetzen

05

Schnittstellen einrichten

06

Lösung nutzen

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