PRODUKTE & ServiceS // RMS
RMS Recall Management System
Bestens gewappnet bei Rückruf-
Aktionen
100 % Sicherheit vor Rückrufaktionen gibt es nicht. Kommt es dazu, laufen in kürzester Zeit tausende Anfragen auf. Service, Logistik und Kommunikation gehen in die Knie. Mit RMS sind Sie gewappnet. Rückrufe werden strukturiert und zentral gesteuert, unter Einbindung von Herstellern, Logistikpartnern, Werkstätten, Callcentern und Endkunden. Das reduziert Kosten und steigert nachweislich die Konsumenten-Loyalität.
Rückrufaktion? Ohne zentrale Steuerung droht Chaos
Hohe Fehleranfälligkeit
Wo Produktrückrufe über Excel, E-Mail und Hotlines organisiert werden, entstehen Fehler, Verzögerungen und enorme interne Aufwände. Andere Abläufe geraten ins Stocken und Kunden verlieren die Geduld.
Immenser Zeitdruck
Teams sind überfordert, die Compliance zu EU-Richtlinien und Gesetzen ist in Gefahr. RMS kann innerhalb weniger Tage live gehen und einen Maßnahmenplan inkl. Timing erstellen.
Mangelnde Transparenz
Welche Seriennummern sind betroffen, wer hat schon reagiert, wo hakt es? Wenn solche Fragen nach Bauchgefühl beantwortet werden, steigen Fehlerquote und Eskalationsdruck.
Explosiver Nachfrageanstieg
Rückrufe lösen einen sprunghaften Nachfrageanstieg aus – bis zu 80 % des Volumens kommen in den ersten 48 Stunden. Hotline, Versand und Lagerlogistik kollabieren.
Inadäquate Kunden-Kommunikation
Werden Kunden zu spät, zu kompliziert oder uneinheitlich angesprochen, etwa per PDF-Anschreiben oder Hotline, kommt es zu Rückfragen, Unsicherheit und schlechten Bewertungen.
Alles im Griff: Recalls sind auch nur Prozesse
Ob hunderte oder Millionen Geräte: RMS organisiert Rückruf- und Austauschprozesse effizient, transparent und rechtssicher. Hersteller, Logistikpartner, Werkstätten, Callcenter und Endkunden sind zentral vernetzt – für nahtlose Abläufe und minimierten Koordinationsaufwand.
Automatisierung statt Excel-Chaos
RMS ersetzt manuelle Prozesse durch ein zentrales System – von der Seriennummernprüfung über die Kundenkommunikation bis zur Rücklieferung. Das spart Zeit, senkt Fehlerquoten und sichert Qualität – auch bei hohem Volumen.
Echtzeit-Transparenz fürs ganze Team
Welche ausgelieferten Geräte sind betroffen, wie viele wurden schon zurückgesendet, wo gibt es Probleme, wo Verzögerungen? RMS liefert Ihnen und Ihren Teams vollen Überblick mit KPIs, Rücklaufquoten und individuellen Dashboards in Echtzeit.
Best Practice aus 25+ Jahren Servicemanagement
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir für Ihre Organisation maßgeschneiderte Prozesse, die im Ernstfall sofort greifen. Die Kombination aus RMS und vorausschauender Prozessberatung macht einen Rückruf zum einfach handlebaren, strukturierten Prozess.
Bestandteile für individuelle RMS Lösungen
Prozess-Steuerung
Komplette Recall‒Prozess‒Steuerung von Registrierung bis Prozessabschluss, voll‒ oder teilautomatisiert. So k önnen Vorgänge auch individuell bearbeitet werden. Ein zentraler Control Tower überwacht die gesamte Steuerung
Case Tracking
Herzstück von RMS ist das Case Tracking. Bei jeder Einzelretoure haben die Beteiligten Transparenz über Status und nächste Schritte – inklusive Logistik‒, Reparatur‒ und Werkstattprozessen.
Endkunden-Registrierung
Die Endkundenprüfung bieten wir als Modul an. Dieses unterzieht Endkunden verschiedenen Eingabeprüfungen, um fehlerhafte Recall‒Erfassungen zu vermeiden. Das Modul lässt sich in Ihrem CD gestalten.
Call Center Modul
Zur Eingabe und Bearbeitung von Kundenaufträgen kann Ihr Team das Call Center Modul einsetzen. Dieses stellt Ihrem Team bei der Recall‒Erfassung zusätzliche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung.
Eskalationsmanagement
Probleme identifizieren, bevor sie aufkommen: Das Eskalationsmanagement überwacht Recall‒Vorgänge und informiert Ihre Partner bei Bedarf über mögliche Schwierigkeiten bei der Abwicklung.
Adressvalidierung
Damit Waren am richtigen Punkt abgeholt und zugestellt werden, prüft das System die Richtigkeit und Plausibilität von Anschriften. So können Logistikpartner schnell und fehlerfrei arbeiten.
Plausibilitätsprüfung
Beim Anlegen eines Vorgangs wird automatisch geprüft, ob die Seriennummer schon registriert ist. Das verhindert doppelte Erfassungen. Weitere Prüfungen zur Vermeidung von Betrugsversuchen lassen sich integrieren.
Stammdatenverwaltung
Alle im System hinterlegten Stammdaten lassen sich einfach verwalten, updaten und pflegen, ob automatisierter Upload kompletter Datenbestände oder manuelle Pflege einzelner Datensätze.
Dokumentenerstellung
Das System unterstützt das automatisierte Erstellen aller benötigten Versandpapiere, vom Lieferschein bis zum Adressaufkleber – für schnellste Bearbeitung und eindeutige Identifizierung der Ware.
Kundenkommunikation
Die Kundenkommunikation erfolgt in der Regel per E‒Mail. Nach der Validierung der Kunden‒E‒Mail erhält der Kunde regelmäßige Statusupdates über den Prozessablauf.
Auswertung
Auf Basis der umfangreich erfassten Historiendaten können Reports erstellt oder die erfassten Rohdaten zur selbstständigen Auswertung genutzt werden.
Eine kleine Auswahl
der RMS Highlights
Cloudbasiert & flexibel skalierbar
Ob 500 oder 5 Mio. Fälle – RMS passt sich an Ihr Rückrufvolumen an und arbeitet autark. Alle anderen Serviceabläufe laufen ungestört weiter.
Maximale Kontrolle & Transparenz
Alle Schritte im Recall-Prozess sind zentral sichtbar und steuerbar – zugriffsgeregelt für Sie und Ihre Partner.
Flexible Prozessgestaltung
Passen Sie Ihre Produkt-Rückruf-Prozesse jederzeit an Marktveränderungen oder Verfügbarkeiten an.
Frühzeitige Störungserkennung
Potenzielle Engpässe erkennt das System automatisch – schon bevor sie zum Problem werden.
Optimales Serviceerlebnis – in jeder Sprache
RMS organisiert Recalls strukturiert, mehrsprachig und stressfrei – für Sie, Ihr Team und Ihre Kunden.
Höchste Transaktionssicherheit
Auch bei Rückrufwellen mit Millionen von Fällen laufen alle Prozesse geordnet und zuverlässig ab.
Validierung von Anfang an
Automatisches Prüfen von Produkten, Adressen und Seriennummern verhindert Fehler und doppelte Erfassungen.
Individuelle CD-Anpassung
Erfassungsmasken, E-Mails und Bediener-Oberflächen lassen sich im Design Ihres Unternehmens gestalten.
Schnellere Durchlaufzeiten
Automatisierung beschleunigt die Prozesse und trägt so zur Erhaltung der Kundenzufriedenheit bei.
RMS arbeitet nahtlos mit Ihren vorhandenen Systemen zusammen
RMS fügt sich problemlos in bestehende Systemlandschaften ein. Es arbeitet dabei bidirektional über definierte Schnittstellen und APIs. Das ermöglicht etwa den automatisierten Austausch von Seriennummern, Statusinformationen, Adressen, Trackingdaten und vielen weiteren.
Systemintegrationen & Anbindungsmöglichkeiten erstklassiger Service wartet auf dich.
ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics)
CRM-Systeme
Logistik- & Fulfillment-Dienstleister
Werkstatt- und Serviceplattformen
Callcenter-Software
Behörden- und Datenvalidierungsdienste (z. B. Adressprüfung)
Typische Anwendungsbeispiele
Automatischer Import/Export von Kundendaten und Seriennummern
Live-Übermittlung von Statusmeldungen an CRMs und ERPs
Einbindung externer Systeme etwa für Adressvalidierung oder Logistik
Länderspezifische Anforderungen werden berücksichtigt
Ein System kann in mehreren Amtssprachen operieren und länder- oder kundengruppen-spezifische Lösungen anbieten
Automatische Erstellung von Versandetiketten aus ERP-Daten
Rückmeldung von Abholstatus und Rückläufen in Echtzeit
In 6 Schritten zu einfachen, strukturierten Recall-Prozessen
Ihre Recall-Lösung passen wir in einem vielerprobten Implementierungs-Prozess an Ihre individuellen Voraussetzungen an.
01
Prozess definieren
In einem gemeinsamen Workshop klären wir, was, wann, wie und wo passieren soll, welche Ausnahmen es gibt und mit welchen Partnern (Logistikanbietern, Werkstätten usw.) sie arbeiten.
02
System einrichten
Nachdem alle relevanten Prozesse geklärt sind, richten wir das System und alle notwendigen Zusatzfunktionen passend zum definierten Bedarf ein.
03
Prozesse implementieren
Nun werden alle im ersten Schritt definierten Recall-Prozesse im System abgebildet und implementiert. Dazu gehört auch der Import umfangreicher Stammdaten.
04
Design umsetzen
Auf Wunsch kann das komplette Erscheinungsbild des Front- und Backends auf Ihrem Design aufbauen. So ist ein einheitliches Markenerlebnis an allen Touchpoints sichergestellt.
05
Schnittstellen einrichten
Jetzt werden alle benötigten Partner, etwa Logistiker, Großhändler und Reparaturdienstleister – über eine Vielzahl intelligenter Schnittstellen an das RMS angebunden.
06
Lösung nutzen
Nach einer intensiven Testphase wird das System live geschaltet und steht nun Ihrem Team, Ihren Werkstätten, Logistikern und Endverbrauchern zur Verfügung.
INFOTIP SERVICE GMBH
InfoTip schafft Lösungen, die passen
Wir haben uns in 25 Jahren zu einem Weltmarktführer bei der Digitalisierung von Serviceprozessen entwickelt. Unsere Kunden reichen vom Kleinunternehmen bis zum Global Player – etwa Bosch, Samsung und Sony nutzen unsere Lösungen. Unser Recall-System RMS macht die Abläufe von Produktrückrufen hocheffizient und einfacher für alle Beteiligten. Als zertifizierter Salesforce Consulting Partner realisieren wir zudem Salesforce Projekte in Sales und Service. Eine InfoTip Lösung passt sich individuell an Ihre Gegebenheiten und Ziele an – budgetgerecht, erweiterungsfähig und zukunftssicher skalierbar. Ganz gleich, ob Sie 10 oder hunderttausende Servicefälle im Monat bearbeiten.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Vertriebs- und Serviceprozesse zu digitalisieren und somit wirtschaftlicher, transparenter und kundenfreundlicher zu gestalten.
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